Deel 2: Constateren en confronteren
Vrijwel alle werkgevers weten dat als ze afscheid willen nemen van een werknemer die niet goed functioneert er een “goed dossier” nodig is. Maar hoe pakt u dat nu aan? Wat is daarvoor nodig.
In aan de hand van 5 stappen geef ik handvatten wat een werkgever kan doen om disfunctioneren medewerkers te voorkomen, te laten verbeteren of uiteindelijk een voldoende dossier te hebben om afscheid van deze medewerkers te kunnen nemen.
Klik hier voor stap 1: De functieomschrijving
Stap 2: Constateren en confronteren
De tweede stap is constateren dat een werknemer niet aan de functie-eisen voldoet.
Er is niet altijd direct sprake van een disfunctionerende werknemer. Het begint vaak met een enkel incident. Van disfunctioneren is pas sprake als de tekortkoming voldoende ernstig of voldoende duurzaam is. Het is dus van belang om al voordat er sprake is van disfunctioneren te starten met het opbouwen van een dossier.
Op het moment dat u constateert dat de werknemer zijn werkzaamheden niet juist uitvoert, zich niet aan reglementen houdt of zich niet op een juiste wijze gedraagt (naar collega’s of klanten), moet de werknemer zo snel mogelijk hierop worden aangesproken. Geef indien nodig een officiële waarschuwing.
Maak kritiek sowieso kenbaar en bespreekbaar. Dit geldt ook als het maar kleine tekortkomingen zijn. Ook veel kleine kritiek kan uiteindelijk tot disfunctioneren leiden. Dit is vooraf niet altijd in te schatten.
Bij stap 1 had ik het al even over functioneringsgesprekken. Het is van belang om deze periodiek te houden en deze ook schriftelijk vast te leggen. Gebruik voor de gesprekken daarom functioneringsformulieren en zorg ervoor dat u of de leidinggevende de tijd neemt om deze secuur in te vullen.
In de praktijk zie ik dat veel leidinggevenden het moeilijk vinden om een werknemer “eerlijk” te beoordelen. Er wordt dan toch maar die voldoende gegeven of een loonsverhoging of bonus toegekend. Stimuleer leidinggevenden om een onvoldoende te durven geven als dat passend is. Beoordelingsformulieren worden vaak te rooskleurig ingevuld. Op het moment dat de spreekwoordelijke maat vol is voor de werkgever, zal een werknemer zo’n (te) rooskleurige beoordeling altijd aangrijpen om te betwisten dat er sprake is van disfunctioneren.
Het van belang dat u de werknemer tijdig verteld dat hij disfunctioneert en waaruit dit disfunctioneren bestaat. Ga het gesprek met de werknemer aan. Probeer te achterhalen of er een oorzaak is voor het disfunctioneren. Als een werknemer jarenlang goed heeft gefunctioneerd en ineens niet meer, is er wellicht iets bijzonders aan de hand.
Natuurlijk horen werknemers liever dat ze alles goed doen. Toch blijkt dat de meeste werknemers het fijner vinden om eerlijke feedback te krijgen als iets niet naar wens verloopt. De arbeidsrelatie is op dat moment vaak nog goed. Een werknemer zal zijn best willen doen om zich te verbeteren. De werknemers die de afgelopen jaren heb bijgestaan die werden verrast met een ontslag op grond van disfunctioneren zeggen vrijwel allemaal: waarom is er nooit eerder iets gezegd, dan had ik de kans gehad om mij aan te passen.
Tips:
- Omschrijf zo concreet mogelijk waaruit het disfunctioneren bestaat. Gebruik hierbij de functieomschrijving, afgesproken targets, interne regels etc. Maak waar mogelijk een koppeling.
- Blijf weg bij algemene uitdrukkingen zoals “je zit niet op het gewenste niveau”, “je hebt geen goede werkhouding” etc.
- Gebruik concrete voorbeelden.
- Het is niet lang niet altijd nodig om verwijten te maken. Ook als een werknemer zijn best doet, maar reële targets niet haalt, kan er sprake zijn van disfunctioneren.
- Verwijs indien van toepassing naar eerdere (functionerings-)gesprekken waar tekortkomingen al aan de orde zijn geweest.
Hebt u vragen over beoordelingsformulieren of over u het disfunctioneren met uw werknemer bespreekbaar maakt? Of wilt u meer informatie over het opbouwen van een dossier? Neem gerust contact op met Hilde van Uffelen