Geregeld stellen ondernemers de vraag: zijn algemene voorwaarden verplicht? En, wat moet ik er dan in opnemen? En, wat gebeurt er als ik de algemene voorwaarden van het bedrijf met wie ik zaken doe accepteer?
Terechte vragen (met mogelijk grote gevolgen) waar in dit artikel antwoord op wordt gegeven, tezamen met tips waarmee algemene voorwaarden beter ingezet kunnen worden ten behoeve van uw bedrijfsvoering.
Geen verplichting – wel raadzaam
Allereerst dient benadrukt te worden dat het niet verplicht is om algemene voorwaarden op te stellen. U kunt zonder algemene voorwaarden uw bedrijf exploiteren. Het is echter wel raadzaam om (goede) algemene voorwaarden te hebben én te hanteren.
Waarom? Omdat u met algemene voorwaarden veel randzaken kunt regelen die (veelal) niet in de overeenkomst zelf zijn opgenomen. U kunt bijvoorbeeld denken aan voorwaarden met betrekking tot levering, beperking van aansprakelijkheid, betalingsvoorwaarden, etc. Kortom voorwaarden die u als ondernemer ondersteunen bij uw bedrijfsvoering.
Inhoud algemene voorwaarden
De inhoud van algemene voorwaarden verschilt per bedrijf, per branche, maar ook bijvoorbeeld per type afnemer (particulier of zakelijk). Het is daarom van belang dat u algemene voorwaarden laat afstemmen op de producten/diensten, werkwijze en doelgroep van uw bedrijf.
Wat dient er in ieder geval in te komen te staan?
- Wanneer de algemene voorwaarden van toepassing zijn;
- Regels met betrekking tot het leveren/verrichten van de diensten (bijv. wanneer moet het product of de dienst geleverd zijn? Wat zijn de gevolgen als dit niet op tijd geschiedt?).
- Regels met betrekking tot betaling voor de diensten/producten (bijv. wanneer moet wat betaald worden? Wat gebeurt er als er niet tijdig wordt betaald? Mag ik mijn werkzaamheden als ondernemer zomaar staken als ik niet betaald krijg?).
- Regels met betrekking tot aansprakelijkheden, waaronder het beperken van aansprakelijkheden (bijv. de aansprakelijkheid beperken tot de hoogte van de uitkering van uw verzekering, aansprakelijkheid doorschuiven naar ingeschakelde derde(n) (vrijwaringsbeding), etc.).
- Vermelden welk recht van toepassing is en eventueel welke rechter het geschil mag beslechten als er conflicten ontstaan.
Dit is slechts een kleine greep uit de inhoud van algemene voorwaarden.
Wanneer zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing?
Algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing zodra u met iemand zaken doet. De wet geeft aan dat u algemene voorwaarden in beginsel “ter hand moet stellen”.
Is het niet mogelijk om de voorwaarden ter hand te stellen? Dan kunt u verwijzen naar de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank waar de algemene voorwaarden zijn gedeponeerd.
Als de overeenkomst elektronisch tot stand komt (bijv. via een e-mail of een website) dan kan u algemene voorwaarden elektronisch ter beschikking stellen. Let op, dit moet wel gebeuren vóór de overeenkomst tot stand komt. Een bijkomende voorwaarde is dat de mogelijkheid er moet zijn om de algemene voorwaarden op te slaan.
Is de overeenkomst niet elektronisch tot stand gekomen maar wilt u wel de algemene voorwaarden elektronisch toesturen? Dan moet de afnemer/koper daarmee uitdrukkelijk instemmen.
Stel u voldoet niet aan het hiervoor genoemde, dan bestaat het risico dat de algemene voorwaarden vernietigd worden. Wat is dan het gevolg? De algemene voorwaarden zijn dan nooit van toepassing geweest op de desbetreffende overeenkomst.
De verplichting om algemene voorwaarden “ter hand te stellen” geldt niet voor dienstenverleners in de zin van de Dienstenrichtlijn (Richtlijn 2006/123/EG) (denk bijv. aan diensten in het toerisme, installatie- en onderhoudswerkzaamheden, etc.). Hiervoor geldt een soepeler regime. In dit geval kan volstaan worden met vermelding van het webadres waar de algemene voorwaarden gevonden kunnen worden, ongeacht of de overeenkomst elektronisch gesloten is. Hier geldt ook niet het vereiste dat bijv. de algemene voorwaarden opgeslagen moeten kunnen worden. Wanneer moeten de algemene voorwaarden in dit geval kenbaar zijn? Vóór het sluiten van de overeenkomst of (als er geen schriftelijke overeenkomst is) tijdig voor het uitvoeren van de dienst.
Mijn afnemer heeft ook algemene voorwaarden, wat nu?
Tot slot nog kort iets over de situatie dat uw afnemer ook algemene voorwaarden hanteert. Welke voorwaarden gelden dan? Het liefst ziet u dat uw eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn (deze beschermen uw positie immers het beste). Volgens de Nederlandse wetgeving gelden in principe de eerste set algemene voorwaarden die van toepassing zijn verklaard, tenzij de tweede set algemene voorwaarden de eerste set algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst. In dat laatste geval geldt de tweede set voorwaarden. Hoe kunt u dit in de praktijk het beste aanvliegen?
- Als u de partij bent die de tweede set van de algemene voorwaarden van toepassing wenst te verklaren: wijs de andere set voorwaarden expliciet van de hand en verklaar uw eigen voorwaarden van toepassing.
- Als u de partij bent die als eerste haar algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard en die vervolgens geconfronteerd wordt met een set voorwaarden van de tegenpartij: wijs de set voorwaarden van de tegenpartij expliciet van de hand en verklaar uw eigen voorwaarden van toepassing.
Let op: volgens vaste jurisprudentie van de Hoge Raad is een enkele voorgedrukte standaardtekst in correspondentie, waarin toepasselijkheid van andersluidende algemene voorwaarden al dan niet “uitdrukkelijk” wordt afgewezen, in beginsel onvoldoende. Zorg er daarom voor dat u meer doet dan de enkele “standaard” afwijzing.
Hulp of advies
Algemene voorwaarden zijn niet alleen veel voorkomend, maar kunnen ook grote gevolgen hebben voor (de exploitatie van) uw bedrijf. Gebruik de algemene voorwaarden in uw voordeel en zorg dat u een goede set eigen algemene voorwaarden gereed heeft liggen, verklaar deze van toepassing en stel ze ter hand op de juiste wijze, zodat u voorbereid uitvoering aan de overeenkomst kunt geven.
Heeft u hulp of advies nodig bij het opstellen van algemene voorwaarden, of bij geschillen die voortvloeien uit (al dan niet verschillende) algemene voorwaarden? Neem dan contact op met Roxy de Weijer – deweijer@nivox.nl – (079) 747 02 36.