Deel 3: Het verbeterplan
Vrijwel alle werkgevers weten dat als ze afscheid willen nemen van een werknemer die niet goed functioneert er een “goed dossier” nodig is. Maar hoe pakt u dat nu aan? Wat is daarvoor nodig.
In aan de hand van 5 stappen geef ik handvatten wat een werkgever kan doen om disfunctioneren medewerkers te voorkomen, te laten verbeteren of uiteindelijk een voldoende dossier te hebben om afscheid van deze medewerkers te kunnen nemen.
Klik hier voor stap 2: Constateren en confronteren
Stap 3: Het verbeterplan
Wanneer er geconstateerd wordt dat een werknemer disfunctioneert is op korte termijn ingrijpen belangrijk. De werkgever moet een verbetertraject starten. Tijdens een afgebakende periode krijgt een werknemer een reële kans om zijn functioneren te verbeteren. Het is belangrijk dat de werknemer ook begrijpt dat er sprake is van een verbetertraject en wat de consequenties zijn als het traject niet succesvol wordt afgerond.
De afspraken kunnen daarom het beste worden vastgelegd in een verbeterplan. Door het opstellen van een verbeterplan is het voor alle partijen duidelijk welke punten er verbeterd moeten worden en hoe dit resultaat bereikt kan worden.
Ik raad aan om in ieder geval de volgende onderdelen in een verbeterplan op te nemen:
- Duur: maak de duur van het verbetertraject duidelijk. Dit moet een redelijke termijn zijn. Wat een redelijke termijn is, hangt af van alle omstandigheden van het geval. Ik de praktijk zien we meestal trajecten van 3 tot 6 maanden. Soms zal een traject van 12 maanden echter passend zijn.
- Verbeterpunten: Formulier zo concreet mogelijk op welke punten de werknemer tekortschiet.
- Verbeterdoel: formuleer SMART doelen waaraan de werknemer aan het einde van het verbetertraject moet voldoen.
- Hoe: Formulier welke middelen er worden ingezet om de genoemde doelen te bereiken. Denk hierbij aan scholing, vaardighedentrainingen, begeleiding, feedback van collega’s, etc.
- Wanneer: Stel termijnen. Binnen welke termijn, moet welk resultaat behaald zijn.
- Wie: Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Consequenties: leg vast wat de consequenties zullen zijn als de doelen van het verbetertraject na afloop van het traject niet of niet volledig zijn behaald.
Geef de werknemer ook kort de tijd (1 week) om het verbeterplan aan te vullen. Daarna wordt het verbeterplan definitief vastgesteld en door beide partijen ondertekend.
Weigert de werknemer te ondertekenen? Dan stuur je het per aangetekende post naar de werknemer toe.
Hebt u een disfunctionerende medewerker met wie u een verbetertraject gaat starten? Wij helpen u graag bij het opstellen van een verbeterplan en de uitvoering van het traject. Neem gerust contact op met Hilde van Uffelen om eens van gedachte te wisselen (knop toevoegen stuur een email naar Hilde).