Deel 1: De functieomschrijving
Vrijwel alle werkgevers weten dat als ze afscheid willen nemen van een werknemer die niet goed functioneert er een “goed dossier” nodig is. Maar hoe pakt u dat nu aan? Wat is daarvoor nodig. In aan de hand van 5 stappen geef ik handvatten wat een werkgever kan doen om disfunctioneren medewerkers te voorkomen, te laten verbeteren of uiteindelijk een voldoende dossier te hebben om afscheid van deze medewerkers te kunnen nemen.
Stap 1: wat wordt er van een medewerker verwacht?
Het opbouwen van een goed dossier begint voordat er sprake is van disfunctioneren, namelijk bij de aanvang van een dienstverband of als de functie van de werknemer wijzigt.
Een goede én actuele functieomschrijving is veel belangrijker dan men denkt.
Voordat een werkgever kan zeggen dat een medewerker zijn werk niet goed doet, moet immers duidelijk zijn wat er van die medewerker wordt verwacht. Welke competenties moet hij hebben, welke doelen moeten minimaal gehaald worden, uit welke taken bestaat de functie?
In de praktijk merk ik dat het voor alle partijen prettig is als er geen discussie is over dit punt. Mijn advies is daarom bij aanvang van het dienstverband altijd een functieomschrijving op te stellen. Misschien kunt u gebruik maken van functieprofielen die door de cao partijen zijn opgesteld. Het loont de moeite om per individuele werknemer te bekijken of een model passend is of dat het op bepaalde punten aangepast/gespecificeerd kan worden.
Daarnaast is het goed tijdens het periodiek functionerings- of voortgangsgesprek te bekijken of de functieomschrijving nog wel overeenkomt met de praktijk. Als er taken zijn vervallen of nieuwe taken zijn bijgekomen, leg dit vast!
Zijn er protocollen of reglementen waar een werknemer zich aan moet houden? Zorg ervoor dat deze reglementen van toepassing worden verklaard in de schriftelijke arbeidsovereenkomst en de werknemer hiervan kennis heeft genomen.
NB: Mocht scholing noodzakelijk zijn om de functie uit te (blijven) oefenen is een werkgever verplicht hierin te voorzien. Disfunctioneren mag immers niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing. Als dat wel het geval is, zal een rechter een ontbindingsverzoek afwijzen.
Als u goed hebt vastgelegd en bijhoudt wat er van de medewerker wordt verlangd, hebt u een goede basis gelegd.
Hebt u vragen over (het opstellen van) een functieomschrijving of wilt u eens van gedachte wisselen? Neem gerust contact op met Hilde van Uffelen.